Service de l’approvisionnement :
nouvelles procédures

| 28 avril 2015

Le Service de l’approvisionnement du Collège a mis en place trois nouvelles procédures. Nous vous invitons à en prendre connaissance.

OCTOPUS

Le Service de l’approvisionnement utilise depuis le 27 avril un système de gestion des billets, comme celui utilisé par la Direction des technologies de l’information (Octopus). Les services visés par ce nouveau mode de fonctionnement sont les suivants :

  • Ramassage de colis, de matériel ou autre (sans réquisition)
  • Formulaire de dons
  • Réservation de chambre d’hôtel ou transport (sur formulaire d‘hébergement)

Pour formuler votre requête et obtenir l’un ou l’autre des services ci-dessus, deux options s’offrent à vous :

Services audiovisuels

Le même mode de fonctionnement vaut pour les services audiovisuels. Pour formuler une requête et obtenir un service audiovisuel :

Veuillez noter que ces nouvelles adresses servent uniquement à transmettre des requêtes et à délivrer des billets. Par conséquent, l’adresse approvisionnement@collegeahuntsic.qc.ca demeure accessible pour faire le suivi de commandes ou pour toute autre information.

DÉLAI DE 7 JOURS POUR LE TRAITEMENT DES RÉQUISITIONS

Les délais requis pour passer une commande au Service de l’approvisionnement ont été revus, à la suite du non-remplacement du titulaire du poste d’agent de bureau, classe principale.

Les réquisitions doivent nous être acheminées avec un délai de traitement d’une semaine, soit sept (7) jours ouvrables avant la date requise de livraison. Nous comptons donc sur la pleine et entière collaboration de tous les employés pour leurs diverses demandes d’approvisionnement.

Lorsqu’une réquisition est versée dans le système par le gestionnaire responsable, celle-ci est automatiquement redirigée vers le Service de l’approvisionnement et remise pour traitement, au plus tard dans les vingt-quatre (24) heures ouvrables suivantes. Nous pourrons encore traiter les urgences, mais seulement à titre exceptionnel.

Vous avez jusqu’au 12 juin 2015 pour faire une réquisition qui s’inscrit dans l’année financière 2014-2015, et la livraison doit s’effectuer avant le 30 juin 2015. Toute autre demande nécessitant une livraison après le 1er juillet 2015 sera traitée comme une réquisition pour l’année 2015-2016.

Soyez assuré que l’équipe de l’approvisionnement du Collège poursuit toujours l’objectif de traiter vos demandes dans les délais requis, en vous obtenant les meilleurs prix.

ACHAT DE CARTOUCHES D’ENCRE

Dans le contexte d’un projet de magasin central, nous avons réévalué les quantités de cartouches d’encre pour les imprimantes maintenues en inventaire, en fonction des imprimantes consignées au Collège. Ces quantités ont été réduites en tenant compte de l’utilisation courante au Collège.

En lien avec ces changements, le Service de l’approvisionnement vous prie de procéder à vos demandes internes de cartouches d’encre dès que votre imprimante affiche un message de « niveau d’encre bas », et ce, sans attendre que votre imprimante n’imprime plus. Cette mesure de prévention évitera des désagréments liés à la réduction des quantités de cartouches en inventaire et au cycle de réapprovisionnement, lorsque la cartouche utilisée n’est plus en stock au magasin.

Nous vous rappelons également que chaque utilisateur est responsable du nombre de cartouches qu’il achète au magasin central. Si l’imprimante utilisée change et que vous souhaitez retourner des cartouches achetées pour votre ancienne imprimante, sachez que le magasinier se réserve le droit de ne pas reprendre ce matériel, en tenant compte de l’utilisation de ce type de cartouche dans les autres départements et services du Collège.

Soyez assuré que notre objectif premier reste de vous offrir le meilleur service possible. Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration !

Source : Service de l’approvisionnement

Catégorie: Pratico-pratique

Pas de commentaires.

«
»